Haftnotizen, ein dicker Notizblock, ein Tagesplaner oder doch digital? Wer nichts vergessen will, kommt nicht umher, Struktur in seine zu erledigenden Aufgaben zu bringen – am besten mit Projektmanagement. Führungskräfte organisieren nicht nur ihre eigenen Aufgaben, sondern brauchen auch einen Überblick darüber, woran das Team arbeitet und mit welcher Priorität die einzelnen Schritte umgesetzt werden sollten. Ganz oft scheitert Führung oder Teamarbeit genau daran. Auch wenn wir selbst bei uns im Team den Königsweg noch nicht gefunden haben, aus vielen Gesprächen wissen wir, dass wir weiter sind als andere Unternehmen.
Wie Du am sinnvollsten vorgehen solltest, um den Überblick nicht zu verlieren, davon handelt dieser Beitrag.
Ein Projekt abbilden
Bis vor wenigen Jahren war es gang und gäbe mit Projekttafeln, Projektmappen, Leitz-Ordnern oder mit Hängeregistern zu arbeiten. Sortiert wurde über Klarsichthüllen, Ablagefächern in unterschiedlichen Farben oder mit bunten Kärtchen. Eine Einschätzung der Dringlichkeit bei der Abwicklung erfolgte oft auf einer persönlichen Einschätzung. Schlecht, wenn das individuell erfolgte. Das Anlegen einer Übersicht, welche Prozesse ineinandergreifen oder auf gegenseitige Entscheidungen warten, war ebenfalls ein manueller Prozess.
Diese Art der Projektorganisation hat sich über Jahre etabliert und bewährt – auch, weil das Arbeiten noch ein anderes war, wie es heute ist. Mitarbeiter waren immer im Büro, an ihrem Arbeitsplatz und nur der Chef oder die Chefin nahmen die Projektmappen mit auf die Baustelle oder nach Hause.
Ein Nachteil vom analogen Projektmanagement ist die fehlende Transparenz bzw. der fehlende Zugriff, wenn man nicht vor Ort. Ein zeit- und ortsunabhängiger Projektzugriff ist so nicht möglich. Mobile Endgeräte und Mitarbeiter, die zeitweise im Homeoffice arbeiten, suchen andere Lösungen.
Projektmanagement digital – der Idealzustand
Ein Vorteil der digitalen Arbeitsweise ist eine durchgängige Verfügbarkeit aller gewünschter Informationen.
- Sobald ein Auftrag eingegangen wurde, werden die einzelnen Arbeitsschritte als Aufgabe angelegt und den entsprechenden Verantwortlichen zugewiesen.
- Alle notwendigen Auftragsinformationen sind eingepflegt und abrufbar.
- Für jede Aufgabe werden feste Termine angegeben, sodass jeder Mitarbeiter darüber informiert ist, wann er welchen Arbeitsschritt erledigen soll.
- Sobald mit der Aufgabe begonnen wird, wird sich die benötigte Zeit festgehalten.
- Diese fließt in die digitale Auftragsmappe ein und kann am Ende abgerechnet werden.
- Es werden keine manuellen Buchungen mehr notwendig.
- Jeder am Auftrag Beteiligte weiß auf Knopfdruck, wo die Auftragsabwicklung gerade steht.
Eine digitale Bauakte oder eine moderne Branchensoftware vereinen die Anforderungen, die ein Handwerksbetrieb an seine IT-Infrastruktur stellt. Von der Auftragsanfrage bis zur Rechnungsstellung sind alle Arbeitsschritte und Aufgaben abgebildet und nachvollziehbar. Der Chef oder die Chefin sind nicht mehr dafür zuständig nachzufragen, ob einzelne Aufgaben erledigt wurden oder wie weit der Stand eines Projektes tatsächlich ist. Projektmanagment verschafft Freiräume.
Aufgaben priorisieren
Es wird immer wieder vorkommen, dass mehr Aufgaben abzuarbeiten sind, als Mitarbeiterressourcen vorhanden sind. Nun kann natürlich nach dem Prinzip „wer am lautesten ruft, wird bedient“ gearbeitet werden. Das sorgt allerdings für Unzufriedenheit im Team und bei den Kunden. Oder es findet eine Priorisierung der Aufgaben statt, bei der nach zuvor festgelegten Parametern vorgegangen wird. Welche Parameter (Zeit, Auftragsvolumen, Rechnungsstellung, Mitarbeiter) dabei in Deinem Betrieb die wichtigsten sind, musst Du selbst ermitteln. Hierfür kannst Du nach folgender Bewertung vorgehen:
- Priorisierung nach Aufwand – lieber viele kleine Baustellen fertigstellen oder eine große? Das musst du selbst entscheiden.
- Priorisierung nach Rechnungsstellung – welches Projekt kann am schnellsten abgerechnet werden? Stelle es fertig!
- Priorisierung nach Dringlichkeit – manchmal zieht sich ein Projekt schon zu lange oder es gibt persönliche Gründe, warum dieses Projekt fertiggestellt werden sollte. Bevor es Ärger oder sogar eine Klage gibt, schließe dieses Projekt ab!
- Priorisierung nach Fremdkosten – bei welchem Projekt bist Du so richtig in Vorleistung gegangen? Mach es fertig!
Im besten Fall sprichst Du mit den Auftraggebern bevor es eine Terminverzögerung gibt. Wenn gefühlt alles auf Deinem Schreibtisch landet, wird es Zeit, dass Du Aufgaben delegierst. Den Überblick behältst Du trotzdem, denn mit einem guten Projektmanagement bist Du jederzeit in der Lage, den Auftragsstatus einzusehen und bei Bedarf trotzdem einzugreifen. Das lohnt sich auf alle Fälle.
Fazit
Bevor Dir Projekte und Aufgaben auf die Füße fallen und Du sowohl Dein Team als auch die Geduld Deiner Kunden überstrapazierst, solltest Du über die Einführung einer Aufgaben- oder Projektmanagement-Lösung nachdenken. Handwerkersoftware deckt mittlerweile alle Bereiche der Auftragsabwicklung ab und es sprechen wenig Gründe gegen ihren Einsatz. Wenn Du Dir nicht sicher bist, ob Dein Betrieb für den Einsatz einer modernen Branchensoftware geeignet ist, vereinbare ein kostenloses Beratungsgespräch. In 30 Minuten finden wir heraus, wie Du in Zukunft mehr Durchblick bei der Umsetzung Deiner Projekte bekommst.
Foto: @ Picture Office / stock.adobe.com generiert mit KI
