Vor kurzem habe ich einen Beitrag auf der Business-Plattform LinkedIn veröffentlicht. Darin beschrieb ich, wie mich eine Bekannte nach meiner Zufriedenheit mit einem Handwerker fragte, der nicht nur bei mir, sondern auch bei ihr gearbeitet hatte. Sie wollte wissen, ob es nur bei ihr oder auch bei mir so chaotisch zugehe. Ich antwortete, dass auch ich mit der Auftragsabwicklung mehr als unzufrieden sei und dass viele Probleme im Betrieb hausgemacht seien. Weil der Chef nicht digital denkt und arbeitet.
Eine Kommentatorin meinte, das könne man nicht so einfach sehen, das Handwerk sei mit Bürokratie überfrachtet und der Chef sei eben viel unterwegs und habe keine Zeit zu kommunizieren. Es sei für kleine Betriebe nicht möglich, sich zu digitalisieren und in neue Software einzuarbeiten, da der Chef mit auf der Baustelle ist. Aber was ist die Lösung? Der Spagat zwischen Tagesgeschäft und Weiterentwicklung entbindet keinen Inhaber davon, informiert und auskunftsfähig zu sein. Und er ist keine Entschuldigung dafür, Termine nicht zu vereinbaren und einzuhalten.
Welche digitalen Prozesse kann auch ein kleiner Betrieb einführen, um zukunftsfähig zu bleiben?
- Er stellt auf digitale Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung um.
- Er baut eine aktuelle Online-Präsenz auf und pflegt diese.
- Er führt eine digitale Kundenkommunikation ein.
- Er bietet eine Online-Terminplanung und -verwaltung an.
- Er setzt auf digitales Marketing.
- Er holt digitales Kundenfeedback und Kundenbewertungen ein.
Erst wenn das alles umgesetzt ist, kannst Du an die nächsten Schritte denken:
- Er nutzt digitales Projektmanagement.
- Er bietet digitale Weiterbildungs- und Trainingsangebote für seine Mitarbeitenden an.
Digitale Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
Spätestens ab Januar 2025 müssen Rechnungen im B2B-Geschäft digital gestellt und versandt werden. Warum also nicht schon jetzt ohne Zeitdruck umstellen? Die richtige Branchensoftware automatisiert und digitalisiert nicht nur die Rechnungsstellung, sondern ermöglicht auch eine perfekte Kundendatenverwaltung, digitales Projektmanagement, digitale Kundenkommunikation und alle gewünschten Daten auf Knopfdruck. Die Einführung einer modernen Branchensoftware ist sicherlich mit einigem Aufwand verbunden, der Nutzen für das Unternehmen ist jedoch enorm.
Online-Präsenz aufbauen und pflegen
Bevor ein Kunde Kontakt aufnimmt und ein Angebot anfordert, hat er sich bereits ausgiebig im Internet informiert. Wer hier nicht professionell vertreten ist, fällt aus der Liste möglicher Handwerksbetriebe heraus. Eine aktuelle Website ist DER Kundenkontaktpunkt, auf den auch kleine Betriebe achten müssen. Anstatt alles selbst zu machen, sollten Handwerksbetriebe einen Dienstleister mit der Einrichtung und Pflege beauftragen. Wer nicht zufällig Webdesigner und Handwerker in einer Person ist, braucht dafür viel zu lange und das Ergebnis ist selten überzeugend. Nutze die gesparte Zeit lieber für dein eigentliches Geschäft.
Digitale Kundenkommunikation
Kunden wollen informiert werden. Für Dich mag es ein Auftrag wie jeder andere sein, für Deine Kunden hat seine Baustelle oder Störung eine ganz andere Priorität. Wenn Du für kleine Fragen oder Terminverschiebungen einen Messenger nutzt, fühlen sich Deine Kunden wertgeschätzt. Auch ein Chatbot auf der Website hilft, aufkommende Fragen Deiner Kunden aufzunehmen und weiterzuleiten. Das entlastet Dich als Chef:in, denn Du weißt, dass sich Dein Team um Deine Kunden kümmert und keine Anfrage unbeachtet bleibt.
Termine online planen und verwalten
Du möchtest Dich oder Dein Team am Telefon entlasten? Ein Online-Terminplanungstool ist dafür perfekt geeignet. Freie Termine können automatisch mit vielen Online-Kalendern synchronisiert werden und Deine Kundinnen und Kunden buchen ihre Gesprächstermine einfach selbst. Das entlastet das ganze Unternehmen und nichts geht mehr verloren.
Digitales Marketing
Wenn Du selbstständig bist, brauchst Du Kunden. Und neue Kunden kommen entweder durch Empfehlungen oder durch Marketingmaßnahmen. Online-Werbemöglichkeiten wie Google Ads oder über Social Media haben den Vorteil, dass sie gezielt an Deine Zielgruppe ausgespielt werden und Dein Unternehmen bekannter machen. Du erreichst potenzielle Kundinnen und Kunden, die Du mit klassischen Werbemaßnahmen wie Anzeigenschaltungen oder Fahrzeugbeschriftungen nie erreicht hättest. Eine sinnvolle Kombination von analogen und digitalen Werbemaßnahmen ist hier der Königsweg.
Digitales Kundenfeedback
Dein Auftrag ist erledigt? Frag Deine Kunden, wie zufrieden sie mit Deiner Arbeit waren. Bitte sie, Dir auf Online-Portalen eine gute Bewertung zu geben oder Dir ehrlich zu sagen, wenn etwas nicht so gut geklappt hat. Kundenfeedback zeigt Dir auch Verbesserungspotenziale auf und ist jedes Mal eine kleine Marktforschung. Freue Dich über ehrliches Feedback, auch wenn es vielleicht nicht so ausgefallen ist, wie Du es Dir gewünscht hast.
Digitales Projektmanagement
Wenn Du eine moderne Branchensoftware nutzt, kennst Du das digitale Projektmanagement bereits. Jeder Auftrag ist mit dem entsprechenden Kunden und Mitarbeiter verknüpft und alle zu erledigenden Aufgaben sind abgebildet. Fällige Termine werden auf dem Dashboard angezeigt und die tägliche Einsatzplanung wird erleichtert. Als Chef:in weißt du immer, woran welcher Mitarbeiter gerade arbeitet und was der nächste Schritt ist. Statt mit Post-its und Notizzetteln zu arbeiten, werden Dir die fälligen Termine in Deinem Kalender angezeigt.
Du denkst, Du brauchst das nicht, weil Du Dir alles merken kannst? In der Zeit, in der Du Dich darum kümmern musst, kannst Du schon etwas anderes machen oder einfach mal durchatmen.
Digitale Weiterbildung für Deine Mitarbeiter:innen
Gib Deinem Team die Möglichkeit, sich in neuen digitalen Technologien weiterzubilden. Investiere in ihr Wissen. Natürlich besteht das Risiko, dass sie Deinen Betrieb verlassen und Du umsonst in sie investiert hast. Sicher ist, dass Betriebe, die nicht in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter:innen investieren, im Wettbewerb um die besten Mitarbeiter:innen den Kürzeren ziehen werden.
Fazit
Alle vorgestellten Prozesse sind auch für kleine Unternehmen digitalisierbar. Wichtig ist, dass Du sie einzeln umsetzt und nicht alle auf einmal. Mit einer modernen Branchensoftware kannst Du ohnehin schon viele Prozesse digital abbilden. Und da viele Funktionen in einer Software integriert sind, hast Du auch keine Probleme mit Datenbrüchen. Wie zukunftssicher Deine Branchensoftware ist, kannst Du übrigens in diesem Artikel nachlesen.
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